授课讲师：赵鸿敏（杭州鸿阳超商品牌管理有限公司：法人代表）

授课时间：2012年7月16日至7月18日

服务客户：湖北省孝感市乾坤购物中心有限责任公司丨

授课地点：湖北省孝感市

主讲课程内容：商超门店采购及销售数据分析与优化方式培训

在一个现代化的大卖场中，采购、营运、仓储、财务、企划、三信等职能部门都有其各自专职的功能，分担大卖场日常动作中的各环节工作，其操作流程及内容有较强的独立性，但是，各部门间的协调配合是否流畅对各职能部门动作效率的高低却起着相当重要的影响作用，从采购部角度出发，与各职能部门的协调主要有以下几方面内容。

一、 与营运部门的协调

1、 明确各自分工及职责。

作为采购部，其主要功能属“开源”，而营运部的职责为“节流”，明确这一点相当重要，即采购从组织商品货源、控管品质、合理制定价格，获取营运外收入，保证稳定的货源供应，协调好重要供应商的关系，了解市场信息，供应商支持的取得，促销活动的安排，DM执行等方面作好本职工作；而营运部则从保持排面的货量充足、对缺断货的报单，卖场及排面整洁有序、执行先进先出以保证商品鲜度、对现货员的管理以提高其工作效率、对采购主管落实的各种促销陈列方式予以安排落实、对问题商品（季节性、库存结构性、商品品质等）的及时反映、对商品的台帐管理等等方面完善操作，减少商品不必要损耗。

2、 对 “ 缺断货的单 ” 、“ 作价变更 ” 、“ 查询商品处理 ” 、“ 退货 ” 、“ 店内码 ” 等具体问题操作流程明确。

（1） 缺断货处理

营运主管发现排面缺断货经仓库核实后报单，由采购主管下订单（货到──提货上排面   货未到──营运主管通知采购并征询意见后调整排面）。

（2） 作价变更

采购主管填制变价单，须注明变价生效日期，交营运主管签收，由营运主管交文员变价，制作并更换排面标签。

（3） 查询商品处理

营运主管将查询商品（保质期极短的商品例外）每月二十日整理出清单（具体品名、规格、型号及数量）交采购主管处理（设立静止日期，便于确定数量串换），由采购主管通知供应商至指定场地串换商品。

（4） 退货处理

A、 当营运主管发现商品滞销或回转率过低（以数字为依据）符合退换货规定，则可填写退货通知单，上面记载厂名、厂编、品名、规格、数量及退货原因和退货日期。

B、 退货建议单须要营运主管开立，填写完整后交采购主管签字确认后，由营运部副理级以上主管签字确认，始可生效。

C、 退货商品由营运主管装箱完毕，并与供应商联系，通知退货日期并于退货前一日缴至仓储部门完成签收。

D、 退货通知单一式四联原件之一由营运主管保留，原件之二由仓储部门保留，原件之三供应商保留，原件之四交财务。退货单由营运部文员打印。

E、 营运主管要执行退货处理时，必须安排新商品或其他商品，放置于原排面，并且要控制到商品一出则一进的原则不可造成空排面或缺断货。

（5）  店内码

原则上由营运部理货员打制并粘贴（采购主管最大限度与供应商协商分担此工作量），并建立登记簿以保证每月各供应商费用收取的落实。

（6）  订单数量及送货地点的确定

采购主管下单前将数量交营运主管复核，订单打制后尽可能征询营运主管关于送货地点确定的意见。

（7）  促销人员及活动安排

由供应商填写“申请表”由营运主管签字后安排（确定具体人数、时间及相关手续），缴清费用后方可进场，由营运主管负责管理。

（8）  有关堆头等特殊陈列在经采购主管商定具体期限、体积大小、陈列方式并报部门经理及总经理审定后由营运部根据品牌重要性、供应商支持力度及费用多少确定位置并落实。

（9）  采购主管落实赠品后必须由营运部派专人进行管理、收发予以登记，禁止公司人员随意支取及个人使用。

二、 与仓储部门的协调

1、 采购送订单限定时间，一天分三次送单（AM9：00，AM11：00，PM2：00），特殊情况由采购经理签字后可临时送单。

2、 采购部下订单时，必须写明送货时间和地点，写错地点造成重复劳动由当事人负责，订单上条码（店内码、国际码）、品名、规格要绝对正确，否则要处罚。比例有误，经采购主管在订单上修改签字后收货，采购主管及时交电脑文员更正，若未更正，则罚款30元/次。

1、 若厂商无定单送货，原则上可拒收，特殊情况由采购主管制单，交部门经理认可并签字后，仓库予以验收。

2、 由于保质期或包装不能达到要求，仓库有权拒收，并通知采购主管作补货调整。

3、 退货由营运主管开单，采购确认后签字并通知厂家，退货商品在仓库寄放时间为市内厂家三天，市外厂家十天，超过仓库可通知采购，向供应商收取20元/天的寄放管理费用（对方无法自提退货，可由仓储办理托运手续，费用从该供应商付款中扣除）。厂家送货日期以采购部填写为准，超期仓储部将订单退回采购，由采购部负责对厂家供货误时进行处罚。

4、 特殊商品的收货问题，根据实际情况两部门协商办理。

5、 有大批量进货，采购部须提前二天通知仓储，以便合理安排。

三、 与财务部门的协调

1、 新的供应商在采购主管签定合同并审批同意后填写厂商交易单交财务备案登记。

2、 财务结算

A、 时限：每月25日关帐，26日至次月9日对帐，次月10日按合同注明帐期付票。

B、 供应商凭送货单及定货单至财务核对帐目后、由采购主管填写付款审批单，供应商凭“税票、销货清单、订单、送货回单、付款审核单”经各级审批后至财务结算，采购主管应将各供应商应扣之费用（月返点、DM费、罚款、条码费及其他应扣的款项）在扣款通知单上注明送财务部。

C、 对部份存在设定信用额度的供应商，各采购主管应将该类供应商列清单（注明信用额外负担度及超额度部分的付款方式）交财务备案，以便超定额外负担时办理超额付款手续，保证供货稳定。

D、 对变更交易条件的供应商，采购主管应将其变更单（经审批）交财务作相应变更，保证采购与财务在操作上的连贯性。

E、 对于按实际销售付款的供应商（代销性质），采购主管以电脑当月销售的数据为依据，通知供应商抽单结算，若供应商单据金额较大无法抽单，则由财务结算时在对方提供的结算原始凭证上盖章注明“已结金额、尚存余额、日期”等内容，以便于

下次结算时核对。

F、 财务在接到仓储部转来的入库单及供应商送货单后，经核对发现商品串错，进价有误，

入库数不对等等问题，及时与采购主管联系，尽快解决。

A、 采购部在签订采购合同时，应同时明确厂商所供商品的税率，并交财务部备案登记，结算时不能提交原商定税率的增值税发票，则不予结算，（从本流程起用日期起计）。

B、 采购部在签订合同时，遇有厂商只能提供普通发票、小规模纳税人发票、农副产品交易发票、免税发票等情况，应事先征询意见后再确定进价。

四、 与企划部门的协调

1、 DM提报：企划部排定DM刊发周期，提前一个月开始DM商品的提报工作。

2、 企划部参与各采购主管和供应商之间关于POP、灯箱、展示台、小型广告等涉及制作，陈列形式内容的商谈过程，提高效率。

3、 对新品及特价商品（DM）采用不同的标签形式予以显示。

4、 完善卖场气氛的企划策划及制作。

5、 与采购主管及供应商策划大型营销活动。

6、 参与卖场调整规划，提供较好的陈列和调整格局意见。

五、 与三信部门的协调

1、 对新品引进的程序，三信在两个环节上参与：

首先，在采购主管新品引进洽谈前，通知供应商将样品及三证交三信审核，符合销售手续后方可进行具体洽谈。其次，在合同签订并制新品维护单后，先交三信审核有无缺项内容，以免标价签的不完整。

未依流程办理的商品，三信可通知营运部不上排面，通知财务不予结帐。未经审核的标价签差错按5元/张扣罚当事人，其主要目的是规范完善商品管理，以协调为主双方合作完善。

2、 三信部门在公司的支持下，努力与公司外各级主管监督部门建立融洽的工作关系，对采购的商品开发及卖场营运的正常拓展创造较好的外围条件。

3、 三信部门每月定期与采购主管举行一次碰头会，双向的交流各种信息，提高采购主管的专业素质，完善三信部门的工作内容。

另外，采购部门、电脑部门、公司办公室等其他职能部门也都存在着密切的联系，需要默契的配合。

总之，各部门的工作在整个公司运作的流程中都是前后联系，相互合作的，彼此间密不可分。对处理工作中相互衔接问题的原则是：分清责职，灵活处理，非重大决策问题，在部门经理一级上予以协调解决，完善管理，矛盾不上交，这应是超市干部的工作原则。