上行沟通协调的主要方法与艺术
(一)适度交往
交往是加深人与人之间情感联系的主要方法,也是协调好上行关系的重要途径和方法。人际交往是要讲艺术的,否则很难达到理想的结果。与上行交往更需要讲方法和艺术。总的来说,领导者在上行协调时,要把握好以下三个“度”:
1.尊重而不恭维
对上级尊重的重要性主要在于三点:其一,希望获得下级尊重,是领导者普遍的心理需求,因此对上级、正职的尊重,能满足上级的心理需求;其二,对上级或正职的支持和尊重,有益于工作大局,是工作的需要;其三,从对上级或正职的适度尊重中,也能体现出本人是否具有高尚的人格和修养。 领导者对上级、正职的尊重,不应是言过其实的奉承,不应是虚伪的恭维,更不应是“奴颜婢膝”,而应该实事求是、恰如其分。这就是我们所讲的对上级、正职尊重的“度”。虚伪的恭维、奉承、“奴颜婢膝”,不仅不能获得上级领导者或正职的好感,反而会降低自己的人格,或使人觉得别有用心。在其他人眼里,也会影响别人对自己的评价,降低自己的威信,
2.服从而不盲从
下级服从上级,个人服从组织,是上行协调中必须遵循的一个基本的组织原则。同时,能够与上级、正职保持一致的人,才能更好地处理好组织中的人际关系。当然,这种服从是有原则的,而不是毫无条件的。正确的理解应该是“服从”而不是“盲从”。即对于上级、正职或其他上行关系的正确的、有益于工作大局的要求,作为下级领导者应当坚持服从并认真执行;而对于那些存在问题、甚至是错误的领导指令则要谨慎对待。一是向有关领导和组织申明自己的看法,阐明问题的严重性,尽量说服有关领导改变决定;二是为了顾全大局,在执行组织决定的过程中,要采取适当的方法,在自己所能控制的范围内,有所保留、进行修正、变通执行,尽可能地减少损失;三是在不能及时纠正的情况下,要及时向有关方面提出自己的不同意见,尽早争取问题的解决。在采取措施减少损失的过程中,为了不破坏自己同有关上级或正职的关系,要及时与有关领导沟通思想和对工作的看法,使上级或正职感到自己是对事不对人,做到不伤害自己与上级或正职的关系。
3.亲近而不庸俗
尽量地与上级正职近距离地交往,有益于相互之间加强了解、增进感情。这无论对于自己本单位的工作、还是对个人的发展,都是很有益的事情。如果不重视与上级、正职的沟通和交往,甚至有意识地疏远与上级、正职的关系,一方面会使上级或正职忽视对自己及本部门工作的了解和支持;另一方面也可能使上级或正职认为自己对其有成见,造成隔阂。因此,尽量地与上级与正职保持一种比较亲近的关系,对于下级领导者来说,是非常明智的。
下级与上级、正职保持亲近的关系虽是明智的,但也要保持一个“度”,即亲近而不庸俗。庸俗的上下级或正副职关系的特点是:仅注重物质交往,而不注重思想交往;仅注重外在的交往,而不注重内在的沟通;只注重利益上的往来,而丢掉了原则。这种上、下级关系不仅不利于工作,也不利于交往。一是如果对上级领导者的公事私事,大事小情都逢场必到,甚至成为其家中座上客,有的领导者有时候可能会感到很“受用”,但时间常了,也会让人心烦。因为,上级领导者需要和更多的下属人员交往,他若与个别下属人员交往过密,就会影响他与其他人的正常关系。此外,与上级领导者在物质上的交往和无原则的交往过多,也会使上级领导者有一种受制于人的感觉,这样反而不利于上、下级关系的协调。因此,作为下属或副职,既要从正常的工作角度出发,注重在心理、思想上与上级领导者保持经常的接触,进行深层次的沟通;又要在形式上保持一定的距离,特别是在物质的沟通上要慎重,避免人际关系的庸俗化。
4.不激化矛盾
上下级、正副职之间产生矛盾的事情是经常发生的,也是十分正常的。当与上级或正职产生矛盾时,作为下属或副职应该采取有限的忍让与合理的斗争相结合的处理方式。首先,要有限地忍让。忍让是为了不激化矛盾。因为在上下级关系中,上级、正职是矛盾的主要方面,而下属或副职是矛盾的次要方面,如果矛盾激化,损失最大的肯定是次要矛盾方面。此外,适当的忍耐,可以使矛盾双方都能冷静下来,从而有益于问题的解决。但是,“忍”是为了问题的解决,而不是解决问题的目的。如果面对矛盾一味地“忍”,你会让上级或正职认为你真的有问题,而对自己的责任和错误不以为然。长此以往,会形成一种不健康、不正常的上、下级关系。因此,双方冷静下来之后,还要通过适度的“争”去解决问题。所谓适度的“争”,是指争的要有理、有利、有节。有理,是指自己要确实争得有道理,否则会让人感到不可理喻;有利,是指要看最终能否把自己要解决的问题解决,如果问题解决不了,仅仅能够出气,那么就不要去争,因为出气决不是目的;有节,是指在与上级、正职争辩的过程中要有节制,要留有余地,不要咄咄逼人。不给上级或正职留面子,不仅不利于问题的解决,反而会破坏上、下级关系。
(二)工作到位
由于人们的个性、工作性质、或空间距离的限制,不是每个人都能够有条件经常能够同上级或正职进行心理、思想、感情上的沟通。因此,对于大多数人来说,通过工作获得上级、正职或有关部门及领导者的信任和支持,就是一个非常重要的途径。通过工作获得上级或正职的认同与支持,要做好以下几个方面:
1.工作尽职尽责 一要有很强的事业心、责任感,主动、积极、创造性地做好工作,并能取得出色的业绩;二是对于不切实际情况的上级指示,要从有利于事业发展出发,积极向上级或正职反映情况,争取得到上级的支持;三对于领导者临时交办的任务,一旦承担下来,就要尽职尽力做好,让上级或正职既感到对他工作的支持,同时又看到自己的综合素质;四是在对工作目标不清,职责权限不明的情况下,要及时请示上级或正职,弄明白具体情况之后再完成工作;五要在遇到超出自己职责范围的问题时,及时请示、报告,并提出建议,供上级或正职参考;六要对工作进度和问题定期汇报,以便让领导者及时了解情况,并给予必要的指示和支持;七要在工作中出现差错、过失时,勇于承担责任,不推卸责任,尽量不上交矛盾。做到以上几点,无论在什么情况下,自己都会受到上级或正职重视。
2.工作到位不越位
所谓越位,是借用足球比赛中的一个术语,指作为下属超越了自己的职责范围做了一些上级或正职职权内的事。如果在领导工作中出现了越位现象,就会发生出力不讨好的情况。这是我们在处理对上关系时必须注意的问题。 常见的下级或副职在对上关系中的越位现象有以下几种: 一是决策越位。任何决策都是有权限层次的,如果下级、副职做了该由上级、正职进行决策的事,则叫做决策越位或擅权;二是表态越位。在工作中,对某个问题谁表态,是有一定规范的。有些问题该由上级、正职表态,如果下级、副职没加请示就自行表态,则被称之为表态的越位;三是工作越位。在领导活动中,每一个人都应该积极主动地工作,但是有的工作是该由上级领导者或正职出面去做的,却被下级、副职抢着去做了,就造成工作上的越位;四是场合越位。在一些公开场合,领导者和被领导者,一把手和副手,出场或不出场,走或坐在什么位置,都有规范的礼仪要求。作为下级领导者,如果抢了上级领导者的位置,或者“张罗过欢”,会出现喧宾夺主的现象,就会使上级领导者或正职陷入被动尴尬的处境。 越位不仅扰乱了领导活动的正常秩序,而且也是一种侵权的行为,这种行为产生,必然会损害上下级、正副职的正常关系。因此,作为下级、副职,一定要处理好工作中的各种关系,在工作中要努力做到工作到位而不越位。
(三)善于进言
作为下级领导者,要善于进言。一位在上级、正职面前总是提不出什么工作思路和看法的人是不会受到上行领导者重视的;一个人经常在上级、正职面前谈思路、谈看法的人,但其思路、看法不准确,也不会得到上级和正职的重视。善于进言的最高境界,是能将自己的工作思路和看法被上级和正职采纳,并变为上级或正职的工作思路和看法。达到这一点,就要做到以下几方面: 一要勤于思考、善于总结;二要反复研究推敲自己的意见,使之要有科学性、可行性、价值性;三要选择向领导者提建议的适当时间、地点和场合;四要在建议中有几种方案,给领导者以选择的余地,不要造成领导者被你牵着鼻子走,形成“逼宫”的局面;五要点出问题的成破利害,增强领导者的紧迫感;六要语言简明,逻辑性强,态度端正,让人信服。